Digitalisierung und Archivierung

Ihre Zukunft ist digital. Digitaler Posteingang, Erfassung und Verifizierung von Papierdokumenten "just in time" oder die Aufarbeitung Ihres alten Aktenbestandes  – alles aus Papier machen wir für Sie zum digitalen Archiv.  
Die Übermittlung nach höchsten Sicherheitsstandards im Rahmen der DSGVO ist dabei selbstverständlich. Und per Schnittstelle geht es auf Wunsch direkt in Ihr DMS-System. Auch historische Dokumente oder Fotos werden per Fotoscan zu Ihrem individuellen Firmenarchiv. Sortiert und direkt auffindbar. Wie wir das genau machen? Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin! Wir informieren Sie sehr gerne!

Digitalisierung von Dokumenten

Wir scannen, klassifizieren und verschlagworten Ihre Unterlagen. Diese speichern wir auf Ihrem präferierten Medium, sei es Disc, Stick oder FTP-Server in Ihrem gewünschten Datenformat. Ob Jahresabschlüsse, Projektordner, wertvolle Urkunden und Originale, wichtige Protokolle, Einkaufsbelege, Angebote oder Rechnungen. All Ihre Unterlagen, die in Papierform vorliegen, machen wir individuell für Sie zu Ihrem digitalen Archiv. 

Digitaler Posteingang

Sie öffnen und sortieren Ihre Eingangspost noch selbst? Und verteilen sie mühsam in alle Fachabteilungen und Bereiche? Kopieren und informieren mehrere Mitarbeiter? Der digitale Posteingang der reha gmbh übernimmt das alles für Sie, von der Postfachabholung, der digitalen Übermittlung an Ihre Verteiler oder der Klassifizierung zum Import in Ihre Systeme. Personalisierte Post und Empfängergruppen nach Ihren Vorgaben bleibt dabei selbstverständlich ungeöffnet und wird Ihnen zugestellt.

Verifizierung

Ist ein Kundenvertrag korrekt unterschrieben, das Einverständnis bezüglich dem Datenschutz erteilt? Oder wickeln Sie Aktionen oder Gewinnspiele mit Teilnahmekarten ab und die Hälfte ist nicht leserlich? Wir verifizieren Ihre Papierdokumente und clustern sie in vollständige und korrekte sowie in fehlerhafte, einschließlich Handschrifterkennung und Vervollständigung.

Großformat- und Buchscan

Pläne, Projektübersichten oder Patientendiagramme - Groß- oder Sonderformat. Kein Problem für unser Team der Digitalisierung. Wenn gewünscht, in der digitalen Akte wieder an der folgerichtigen Stelle verfügbar. Historische Dokumente, Bücher oder gebundene Druckstücke - diese werden per Buch- und Fotoscan abgelichtet, ohne Ihre wertvollen Originale zu beschädigen.

Archivierung, Aktenvernichtung

Per Datenübertragung in Ihr DMS? Aufbau einer Ordnerstruktur zur digitalen Langzeitablage? Oder PDF-Daten "just in time"? Bedeutung? Wir übermitteln Ihre Dokumente nach Ihren Vorgaben, auf Wunsch bieten wir Ihnen auch eine Backup-Archivierung. Möchten Sie Ihre Original-Dokumente zurück haben oder sollen diese nach erfolgreicher Übermittlung und Prüfung des Digitalen Bestandes der Vernichtung zugeführt werden? Mit Hilfe unseres Systempartners "Documentus" kümmern wir uns darum und führen den entsprechenden Nachweis der Vernichtung nach Ihren Vorgaben.
 

Thomas Becker
Leiter Vertrieb

Telefon: 0681/93621-175
thomasbeckerrehagmbh.de